GDPR se vztahuje na všechny, kdo zpracovávají osobní údaje o fyzických osobách v souvislosti s profesní či výdělečnou činností.
1) Pronajímatel ke zpracování údajů nepotřebuje souhlas nájemce, protože důvodem ke zpracování údajů je oprávněný zájem pronajímatele a někdy také jeho zákonná povinnost.
Ale měl by shromažďovat pouze osobní údaje, které jsou skutečně nezbytné. Typicky jde o jméno, příjmení, rodné číslo či datum narození, adresa trvalého bydliště, kontaktní údaje jako telefonní číslo a e-mail, číslo bankovního účtu.
Oprávněným zájmem se v tomto případě rozumí uzavření nájemní smlouvy a její další plnění. Pod tento oprávněný zájem spadá i shromažďování údajů o spolubydlících, např. pro případ úmrtí nájemce. Podle Občanského zákoníku však nájemce nemá povinnost poskytnout o spolubydlících žádné údaje a postačující je pouze nahlásit počet osob, které předmět nájmu s nájemcem užívají. Ale sdělí-li nájemce z vlastního rozhodnutí pronajímateli tyto údaje, pak je to možné rovněž bez jejich udělení souhlasu se zpracováním.
Zákonnou povinností může být např. vedení účetnictví. Pokud za tímto (nebo jiným) účelem pronajímatel předává osobní údaje nájemce externí firmě, je potřeba mít s tímto poskytovatelem služby uzavřenou zpracovatelskou smlouvu.
2) Důležité !
Pronajímatel je povinen informovat nájemce a případné spolubydlící jaké osobní údaje o nich shromažďuje, jak s nimi nakládá a seznámit je s jejich právy týkající se ochrany jejich osobních údajů.
Informace je optimální mít v listinné podobě, aby příslušná osoba podpisem potvrdila, že s nimi byla seznámena.
3) Pro případnou kontrolu z Úřadu na ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) by pravděpodobně měl mít pronajímatel zpracován dokument se Záznamy o zpracování osobních údajů. ÚOOÚ kontroly provádí a v budoucnu i bude provádět především na základě oznámení stěžovatele (v tomto případě by jím mohl být nájemce).
4) Povinností pronajímatele je zabezpečené uložení údajů ať už v elektronické (např. heslo k přístupu do PC) tak v papírové (např. uzamykatelná skříň, zásuvka apod.) podobě takovými prostředky, aby k nim neměly přístup osoby, které nejsou oprávněné se s nimi seznamovat.
5) V případě ztráty či krádeže dat a dokumentů či jiném úniku osobních údajů je pronajímatel povinen tuto událost oznámit na ÚOOÚ.
Autor: Bc. Marie Ratajová, ABES